KONE: Mit GenAI und Lean-Ansätzen den Vertriebsprozess beschleunigen

Gemeinsam mit Futurice entwickelte KONE „TenderLens“ – ein KI-gestütztes Tool zur Angebotsanalyse, das manuelle Aufwände automatisiert, Verkaufszyklen verkürzt und Vertriebsteams für wertschöpfende Aufgaben freisetzt. Nach einer erfolgreichen Pilotphase seit Anfang 2024 in Großbritannien, Finnland, den Vereinigten Arabischen Emiraten, Ägypten, Katar und Bahrain beginnt KONE nun mit dem globalen Rollout der Lösung.

Verwendete Datenmethoden

Verarbeitung natürlicher Sprache
Große Sprachmodelle (LLM)
Fortgeschrittenes Prompt-Engineering
Strukturierte Informationsextraktion
Entitätenerkennung, Binäre Klassifikation
Optische Zeichenerkennung (OCR)
End-to-End-Systembewertung (E2E)

Die Herausforderung

KONE, ein weltweit führender Anbieter von Aufzügen und Rolltreppen, erhält wöchentlich zahlreiche Verkaufsanfragen – von Auftragnehmenden, Partnern und Endkund:innen. Diese erwarten schnelle, passende Lösungen zu wettbewerbsfähigen Preisen – oft unter hohem Zeitdruck. Gleichzeitig handelt es sich um Investitionen mit großem Umfang. Entscheidungen müssen daher fundiert und zügig getroffen werden.

Das führt zu einem komplexen Vertriebsprozess mit vielen Beteiligten und Übergaben – und damit zu langen Durchlaufzeiten. Besonders bei großen Ausschreibungen kann die Angebotserstellung Wochen oder sogar Monate dauern.

Anfragen erreichen KONE über verschiedene Kanäle – per E-Mail, Telefon oder Nachricht – und in uneinheitlichen Formaten. Die Vertriebsteams müssen daraus technische Anforderungen extrahieren, die oft in mehr als 100-seitigen Dokumenten verborgen sind. Dieser Prozess ist zeitintensiv und erfordert viel manuelle Arbeit: Rücksprachen, fachliche Prüfungen und mehrere Korrekturschleifen mit verschiedenen Expert:innen. Zeit, die besser in persönliche Beratung und die Entwicklung passender Lösungen investiert wäre.

Unsere Arbeit mit Futurice war effizient. Die Zusammenarbeit hat uns inspiriert, unsere internen Workflows neu zu denken und uns in unserem eigenen Prozessdenken vorangebracht. Sie hat uns ermutigt, ‚outside the box‘ zu denken und neue Ansätze im Ausschreibungsprozess umzusetzen.

Emilia Blomfelt

Transformational Lead, Kone

Unser Beitrag

Unser Ziel: die Komplexität reduzieren und die Zykluszeiten im Vertriebsprozess mithilfe generativer KI und Lean-Thinking deutlich verkürzen.

Nach der Analyse der größten Pain Points starteten wir mit einem Proof of Concept (PoC), um die technische Machbarkeit zu evaluieren. Die Frage: Kann generative KI verlässlich relevante Aufzugs- und Rolltreppendaten aus komplexen Ausschreibungen extrahieren? Die Antwort: ja. Das PoC lieferte einen klaren Business Case und die Basis für eine skalierbare Lösung.

Auf dieser Grundlage entwickelten wir TenderLens in iterativen Sprints weiter. Gemeinsam mit den Vertriebsteams von KONE testeten wir kontinuierlich Genauigkeit und Nutzen, optimierten das User Interface und etablierten ein belastbares technisches Evaluationsframework. Dank des ständigen Feedback–Iteration–Feedback-Zyklus wuchs die Lösung Schritt für Schritt mit den Bedürfnissen der Nutzer:innen.

Zunächst wurde das LLM-Modell (Large Language Model) manuell angepasst, insbesondere im Hinblick auf Eingaben und Ausgabeformate. Ein entscheidender Durchbruch gelang, als das Data-Science-Team den Gesamtprozess in handhabbare Teilprobleme zerlegte – mit dem Ergebnis: punktgenaue Datenausgabe.

Die automatisch extrahierten Informationen konnten anschließend von Vertriebsexpert:innen validiert werden – für maximale Datenqualität bei gleichzeitig hoher Automatisierung. Diese „Human-AI Collaboration“ entlastet die Teams bei wiederkehrenden Aufgaben und stellt gleichzeitig verlässliche Ergebnisse sicher.

In der KI-Entwicklung ist Unsicherheit unvermeidbar. Wir können nicht alle Ergebnisse vorhersehen, deshalb müssen wir eng mit den Nutzer:innen zusammenarbeiten. Bauen, testen, Feedback einholen und wiederholen. So können wir die Fähigkeiten der KI schrittweise formen und uns flexibel auf unerwartete Ergebnisse einstellen.

Teammitglied des

Futurice-Projektteams, Futurice

Ein weiterer Schlüssel war die nahtlose Integration in KONEs bestehende Systeme – insbesondere das CPQ-System (Configure Price Quote) und Salesforce CRM. Die so geschaffene End-to-End-Architektur ermöglicht es, KI-basierte Daten direkt in bestehende Vertriebsabläufe einzubinden. Von Anfang an legten wir zudem großen Wert auf UX. In regelmäßigen Gesprächen mit den Vertriebsteams erarbeiteten wir ein tiefes Verständnis ihrer Prozesse, Informationsbedarfe und Wünsche – und gestalteten eine Oberfläche, die ihre Arbeit nicht ersetzt, sondern gezielt unterstützt.

Infographic showing KONE's 5-step AI-assisted process for tender analysis and solution selection with coral-coloured illustrations. — 1. Das KI-Tool scannt das Ausschreibungsdokument 2. Es fasst die relevanten Informationen zusammen 3. Eine KONE-Expert:in bestätigt den Anlagentyp 4. Das KI-Tool schlägt passende Lösungen vor 5. Die KONE-Expert:in wählt die optimale Lösung für die Anfrage

Warum es wichtig ist

Die Vision hinter TenderLens war klar: Angebotszyklen, die zuvor Tage oder sogar Wochen dauerten, sollen künftig in wenigen Stunden möglich sein. Schon kurz nach Einführung zeigte sich der Impact: TenderLens macht KONEs Vertriebsprozess deutlich effizienter. Das Feedback aus dem Vertrieb ist eindeutig. Pro Ausschreibung sparen die Teams mehrere Stunden – Zeit, die nun in hochwertige Kundenberatung und maßgeschneiderte Angebote fließt. Der Fokus verschiebt sich vom Suchen und Prüfen hin zu echter Wertschöpfung. Auch die Genauigkeit der Datenextraktion konnte auf über 90 % gesteigert werden. Das minimiert manuelle Fehler und stellt konsistente Datenqualität über den gesamten Vertriebsprozess hinweg sicher. Da TenderLens direkt in Salesforce integriert ist, ergänzt es bestehende CRM- und Deal-Management-Prozesse nahtlos – ohne zusätzliche Einarbeitung oder Prozessänderung.

Auch wirtschaftlich zahlt sich die Lösung aus. Dank modernster GPT-4-Technologie konnte TenderLens schnell und kosteneffizient eingeführt werden – ohne aufwendige Eigenentwicklungen. Innerhalb von 12 Monaten reduzierten sich die Betriebskosten der zugrunde liegenden Modelle um rund 80 % – vor allem durch technologische Fortschritte.

Gleichzeitig ebnet TenderLens den Weg für weitere KI-Innovationen im Vertrieb. Die Lösung ist bewusst flexibel gestaltet und lässt sich einfach auf andere Märkte und Dokumenttypen übertragen. So wird KI Schritt für Schritt zum festen Bestandteil des Vertriebs.

Das Nutzerfeedback? Überzeugend. In der Pilotphase erreichte die App eine Bewertung von 4,3 von 5 Punkten. Besonders hervorgehoben wurden die einfache Bedienung, die Effizienzsteigerung und das Potenzial, Prozesse langfristig zu verbessern.

TenderLens zeigt eindrucksvoll, wie generative KI Unternehmensplattformen wie Salesforce nicht nur ergänzt, sondern in echte Entscheidungsumgebungen verwandeln kann.

Über KONE

KONE ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Aufzüge und Rolltreppen. Mit dem Anspruch, den People Flow® in Städten sicherer, bequemer und nachhaltiger zu gestalten, bewegt KONE täglich über zwei Milliarden Menschen. Ziel des Unternehmens ist es, die Zukunft urbaner Räume aktiv mitzugestalten.

Fotos bereitgestellt von KONE