RTL Deutschland: Ein datengestütztes Planungssystem entwickeln

RTL Deutschland, das führende Entertainment-Unternehmen in Deutschland, betreut ein breites Portfolio an TV-Sendern, Magazinen, Radiostationen und digitalen Angeboten – darunter auch die größte Streaming-Plattform des Landes, RTL+. In einem stark umkämpften Medienmarkt wurde das Management von Inhalten, Performance und Effizienz dieses Multichannel-Portfolios zunehmend komplex.

Die zentrale Herausforderung in der Programmplanung und Werbedisposition lag in den zersplitterten Prozessen und Systemen – mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten, Technologie-Stacks und teilweise fehlenden Integrationen. Die wachsende Komplexität, kombiniert mit der Größe des Unternehmens und der Vielzahl an Kanälen, machte deutlich, dass das bestehende Planungssystem erneuert werden musste.

Um die Marktführerschaft zu sichern, wollte RTL die Prozesse in der Programmplanung optimieren. Gesucht war ein robustes, digitales Tool, das Workflows verschlankt, Automatisierung und Machine Learning nutzt und datenbasierte Entscheidungen ermöglicht. Das Ziel war klar: Effizienz steigern, Zusammenarbeit fördern, die Programmqualität verbessern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen – bei gleichzeitiger Stärkung des Rufs, monatlich über 60 Millionen Zuschauer:innen mit hochwertigen Inhalten zu erreichen.

Um diese Herausforderung zu bewältigen, setzten wir auf einen multidisziplinären Ansatz, der Service Design, User Experience (UX) und Interaction Design mit Frontend-Entwicklung kombinierte. In einer umfassenden Discovery-Phase analysierten wir den Status quo, erfassten bestehende Workflows und identifizierten die größten Pain Points. Dazu führten wir Workshops, Stakeholder-Interviews, Prozess-Mappings und erste Wireframes durch. Die gewonnenen Insights bildeten die Grundlage für die Strukturierung der Tool-Entwicklung, die Priorisierung von Funktionen, eine 12-monatige Roadmap sowie die Abstimmung zentraler Features. Darauf aufbauend erstellten UX/UI-Designer:innen intuitive Screen-Designs, die iterativ verfeinert und parallel an ein Entwicklerteam von rund 15 Engineers übergeben wurden. Einer der Kernansätze unserer Lösung war es, zuvor fragmentierte Workflows in einer einzigen, kollaborativen User Experience zu vereinen. Durch die Integration verschiedener Funktionen in einem System konnte RTL Effizienz steigern und gleichzeitig die Flexibilität für unterschiedliche Teams bewahren.

Die Lösung: ein modulares, KI-gestütztes Planungssystem, das Flexibilität und Effizienz verbindet. Zentrale Features:

• Kalenderansicht: eine vertraute, rollenunabhängige Oberfläche mit Drag-and-Drop, Multitasking und Barrierefreiheits-Optimierungen

• Serienplanung: automatisiertes Planen und Editieren von Inhalten in Batches, um repetitive Arbeitsschritte zu reduzieren

• Programmplan: ein Analysetool für Wettbewerbsvergleiche in Echtzeit

• KI-gestützte Validierung: automatische Konflikterkennung sowie ML-basierte Content- und Werbeempfehlungen

• Detailansicht pro Tag: frame-genaue Planung für die technische Sendevorbereitung inkl. kurzfristiger Werbeänderungen

• Branching & Version Control: sicheres kollaboratives Arbeiten und effiziente kurzfristige Anpassungen im Programm

• Integrierte Programmierung: vereinte Planung für Streaming und lineares TV – mit weniger Silos und effizienteren Workflows

Wir verschlankten komplexe Workflows, verbesserten die Usability und hielten zugleich Raum für flexible Nutzung durch verschiedene Rollen offen. Parallel dazu erweiterten wir Funktionssets, stärkten die Kollaborationsstrukturen und verbesserten die Arbeitsweisen. Während der Entwicklung nutzten wir Optimierungsmöglichkeiten konsequent und führten strukturelle Verbesserungen ein.

Die Lösung zeigt das transformative Potenzial, wenn nutzerzentriertes Design mit modernster Technologie wie Automatisierung und Machine Learning kombiniert wird. Durch die Neugestaltung der Workflows auf Basis von Daten und Nutzerbedürfnissen befähigen wir RTL, in einem dynamischen Markt operative Exzellenz zu erreichen.

Eine verbesserte Informations- und Datenbasis sorgt dafür, dass die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit das richtige Publikum erreichen – und RTL seine Wettbewerbsposition weiter stärkt.

Das Projekt machte deutlich, wie entscheidend die erfolgreiche Zusammenarbeit interdisziplinärer Teams und die konsequente Einbindung der Endnutzer:innen sind. Das Ergebnis: eine Lösung, die Business-, Technologie- und Nutzerbedürfnisse verbindet.

Für RTL Deutschlands 60 Millionen monatliche Zuschauer:innen bedeutet dies ein Programm, das passgenauer und qualitativ hochwertiger ist – und die Rolle von RTL als Vorreiter in der Medienbranche weiter festigt.

Gleichzeitig profitieren hunderte Mitarbeitende direkt: Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben und einer verbesserten Usability können sie sich stärker auf strategische Aufgaben und Zusammenarbeit konzentrieren – mit messbar höherer Produktivität und Zufriedenheit.

Über RTL Deutschland

RTL Deutschland ist das führende Entertainment-Unternehmen in Deutschland und deckt alle Mediengattungen ab – von TV und Streaming über Print und Digital bis hin zu Radio und Podcasts. Mit starken Marken wie RTL, VOX, ntv, GEO, STERN und der Streaming-Plattform RTL+ erreicht das Unternehmen monatlich über 60 Millionen Menschen. Zudem betreibt RTL Deutschland mit Ad Alliance eines der größten Werbevermarktungshäuser des Landes. Dank gezielter Investitionen in Technologie und Datenkompetenz ist RTL auf dem Weg, Deutschlands führendes Tech-Medienunternehmen zu werden. RTL Deutschland hat seinen Hauptsitz in Köln, ist an 16 weiteren Standorten vertreten und beschäftigt rund 7.500 Mitarbeitende. Als Teil der RTL Group ist es auch international hervorragend vernetzt.